# aiWorkflows: Automatisieren Sie Ihre Prozesse

Mit Workflows im aiWorkplace bringen Sie wiederkehrende Abläufe auf ein neues Level: Steuern, automatisieren und strukturieren Sie Ihre Prozesse nach Ihren eigenen Anforderungen – ganz intuitiv.

# Was sind Workflows?

Workflows sind digitale Abläufe, die Sie individuell gestalten können. Sie helfen dabei, Aufgaben zu systematisieren und zu automatisieren, von einfachen Routinen bis hin zu komplexen Prozessen. Hierbei werden KI-Agenten und Tools miteinander in einer Prozesskette verknüpft, um komplexe Arbeitsabläufe abzubilden. Der Kauz aiWorkflowBuilder ist Teil der aiWorkplace-Lizenz, aber noch besser: Mit nur einem Workflow-Admin-Seat (25€/Monat) erhalten Sie die aiWorkflows und den aiWorkplace direkt zusammen.

# Was kann ich mit Workflows tun?

Nutzen Sie Workflows, um z. B.:

• Regelmäßige Aufgaben automatisch erledigen zu lassen, zum Beispiel täglich eingehende E-Mails als To-Do-Liste speichern
• Einmalige oder komplexe Prozesse zuverlässig und wiederholbar zu gestalten, zum Beispiel das Erstellen von Newslettern oder das Sammeln von Informationen für Ihr Vertriebsteam

Workflows sparen Ihnen Zeit und sorgen für Effizienz. Sie delegieren Routinetätigkeiten einfach, während die Plattform sie für Sie übernimmt.

# Überblick: So funktioniert’s

# 1. Workflows gestalten

Als Workflow-Admin erstellen und konfigurieren Sie Ihre Workflows im WorkflowBuilder. Hier stehen Ihnen alle Funktionen zur Verfügung, um Abläufe nach Ihren Bedürfnissen zu modellieren und zu verwalten.

# 2. Im aiWorkplace bereitstellen & Loslegen

Fertige Workflows werden für Ihr Team in der Sidebar des aiWorkplace freigeschaltet. Ihre Kolleg*innen können die Workflows mit nur einem Klick starten.

Enthält ein Workflow-Knoten externe Dienste wie Microsoft, Atlassian, Google oder Notion, für die eine Authentifizierung erforderlich ist, muss der*die Nutzer*in sich vor dem Start des Workflows einloggen. Im Workflow werden automatisch die Nutzungsdaten des jeweiligen Users verwendet. Anders als bei anderen Tools ist es nicht erforderlich, dass globale Admin-Konten für die Nutzung außerhalb des Workflow-Designers hinterlegt werden müssen.

# 3. Fortschritt verfolgen und Ergebnisse abrufen

Während der Workflow läuft, sehen Sie oben rechts jederzeit den aktuellen Status. Mit „Alle anzeigen“ erhalten Sie zudem eine Übersicht über alle bisherigen Durchläufe.

Das Ergebnis wird Ihnen im aiWorkplace angezeigt. Sie erhalten stets den Output des letzten Blocks aus dem Workflow, was ein Text, aber z. B. auch ein Link zu einem Sharepoint-Dokument sein kann, in dem das Ergebnis abgelegt ist.

# Kosten und Leistungsumfang eines Workflow-Admin-Seats

Sie können Workflows zunächst kostenfrei testen (mehr dazu hier).
Nach der Testphase kostet ein Workflow-Admin-Seat regulär 25 € pro Nutzer und Monat. In diesem sind enthalten:

• Alle Funktionen des Standard-Seats
• 2.000 KI-Punkte pro Monat
• Zugriff auf den aiWorkflowBuilder

Nur Workflow-Admins können Workflows für die Organisation anlegen, bearbeiten und bereitstellen.
Alle anderen Nutzer – unabhängig vom Seat-Typ – können diese Workflows anschließend im aiWorkplace ausführen.

Für die Ausführung von Workflows fallen an:

• pro Workflow-Durchlauf 0,5 KI-Punkte
• plus ggf. weitere KI-Punkte durch die Nutzung von LLMs innerhalb des Workflows

Diese KI-Punkte werden im Rahmen des bestehenden KI-Kontingents abgerechnet, d.h. es fallen keine zusätzlichen Kosten über das gewählte Kontingent hinaus an.