# Getting started

# Workflow-Administration

Ein Workflow-Admin-Seat kostet regulär 25€ pro Nutzer und Monat und enthält:

• Alle Funktionen des Standard-Seats
• 2.000 KI-Punkte pro Monat
• Zugriff auf den aiWorkflowBuilder

Nur Workflow-Admins können Workflows für die Organisation bearbeiten und bereitstellen. Alle anderen Nutzer führen die von Admins eingerichteten Workflows aus unabhängig von ihrem Seat-Typ. Für die Ausführung fallen pro Workflow-Durchlauf 0,5 KI-Punkte an, plus ggf. weiterer KI-Punkte durch die Nutzung von LLMs im Workflow.

# Workflow-Admin-Seats zuweisen

1. Öffnen Sie im aiWorkplace die Einstellungen und navigieren Sie ins Organisationsmanagement.
2. Hier können Organisations-Inhaber die Workflow-Admin-Seats vergeben:

3. Nach der Zuweisung erhält der Workflow-Admin automatisch eine Einladung zum aiWorkflowBuilder per E-Mail.
4. Sobald der erste Admin die Einladung annimmt, wird für Ihre Organisation ein eigener Workspace im aiWorkplace angelegt.
5. Weitere Admins werden direkt in diesem Workspace hinzugefügt.

Beschränkung:
Wird ein Workflow-Admin-Seat wieder entzogen, wird auch der Zugang zum Workspace gesperrt.
Sind keine Workflow-Admins mehr in Ihrer Organisation vorhanden, können keine Workflows genutzt oder ausgeführt werden. Mindestens ein Workflow-Admin-Seat ist erforderlich, um die Workflow-Funktionalität in der Organisation zu nutzen.

# Ersten Workflow erstellen

Als Workflow-Admin erreichen Sie den aiWorkflowBuilder aus dem aiWorkplace heraus über den Button "Neuen Workflows erstellen" in der Seitenleiste. Im aiWorkflowBuilder Sie innerhalb weniger Minuten Ihren ersten eigenen Workflow aufsetzen. Wie einfach das geht, zeigt unser Video:

Folgen Sie einfach diesen Schritten:

1. Workflow anlegen:
   Klicken Sie oben links auf den „+“-Button, um einen neuen Workflow zu erstellen.

2. Namen vergeben:
   Geben Sie Ihrem Workflow einen aussagekräftigen Namen.

3. Trigger hinzufügen:
   Legen Sie fest, wie und wo Ihr Workflow gestartet werden soll. Wir empfehlen den den Trigger „aiWorkplace“: so kann Ihr Workflow nach Freigabe direkt von Ihren Kolleg*innen im aiWorkplace genutzt werden.

4. Beschreibung und Input-Variablen:
   Erklären Sie in der Description, was der Workflow tut, und richten Sie Eingabefelder ein. Diese Input-Variablen sind freie Textfelder für Informationen, die von dem*der Nutzer*in beim Ausführen des Workflows eingegeben werden. Aktuell werden nur String-Inputs unterstützt.

5. Block hinzufügen: der Workflow-Agent:
   Fügen Sie einen neuen Block ein. Für den Anfang empfehlen wir den Workflow-Agenten: Ein KI-Agent, der mithilfe eines LLMs Aufgaben für Sie übernimmt und dabei alle Modelle aus dem aiWorkplace nutzen kann.

6. Prompt festlegen:
   Hinterlegen Sie einen Prompt für den Workflow-Agenten. Entweder formulieren Sie ihn selbst, oder Sie lassen sich einen Vorschlag über das Zauberstab-Symbol generieren.

7. Inputs verknüpfen:
   Nutzen Sie Drag & Drop oder die Spitzen-Klammer <, um Variablen und Ergebnisse aus vorangegangenen Blöcken in den Prompt des Agenten einzufügen.

8. Modell anpassen (optional):
   Sie können bei Bedarf das zugrunde liegende KI-Modell ändern. Für Standardaufgaben empfehlen wir, ein möglichst ressourcenschonendes Modell wie gpt-4.1.-mini zu wählen.

9. Testen:
   Fügen Sie Testwerte für die Input-Variablen im aiWorkplace-Trigger ein und testen Sie Ihren Workflow über den „Run“-Button oben rechts. So sehen Sie sofort, ob alles wie geplant funktioniert.

10. Bereitstellen & teilen:
    Sind Sie zufrieden, deployen Sie den Workflow über das Raketen-Symbol oben rechts. Ab sofort steht Ihr Workflow im aiWorkplace allen Kolleg*innen zur Verfügung.

Hinweise

• Alle Workflows, die Sie im aiWorkflowBuilder ausführen, werden über Ihren persönlichen Workplace-Account abgerechnet.
• Der Agenten-Block funktioniert analog zum Workplace-Agenten, nutzt jedoch im aiWorkflowBuilder definierte KI-Modelle. Falls Sie diese nutzen wollen, können Sie im Bereich „Settings > Variablen“ Ihren eigenen API-Key hinterlegen und in den Workflows nutzen. Die Kosten für diese LLMs werden nicht über den aiWorkplace abgerechnet.
• Wenn Ihr Agent spezielle Aufgaben erfüllen soll (z.B. Webseiten lesen), können Sie zusätzliche Tools einbinden. Eine Übersicht der Tools finden Sie hier.

# Ressourcen

Sie möchten direkt loslegen? Dafür bieten wir Ihnen verschiedene Ressourcen und persönliche Unterstützung:

• Vorbereitete Templates: Nutzen Sie unsere praktischen Workflow-Vorlagen, um schnell in die Umsetzung zu starten.
• Copilot: Nutzen Sie den Copilot im aiWorkflowDesigner, um Workflows zu erstellen und zu debuggen.
• Kauz Masterclass: In unserer Masterclass für KI-Workflows vermitteln wir Ihnen kompakt und praxisnah alles Wichtige zur Workflow-Erstellung.
• Dokumentation: Werfen Sie einen Blick in die ausführliche Anleitung und Dokumentation, um sich einen Überblick zu verschaffen.
• Kontaktieren Sie Kauz.ai: Schicken Sie uns Fragen, Wünsche, Bugs und Feedback zu den Workflows gerne direkt über den Hilfe-Button im aiWorkflowDesigner.

Offene Sprechstunden:
Nutzen Sie auch unsere offenen Sprechstunden für den Erfahrungsaustausch und Ihre persönlichen Fragen. Zu Beginn geben wir praktische Tipps für die Anwendung der Workflows. Anschließend beantworten wir Ihre individuellen Anliegen.

• Mittwoch, 26.11., 11:30–12:30 Uhr
• Mittwoch, 03.12., 11:30–12:30 Uhr

Die Sprechstunde findet über MS Teams statt. Die Einladungen werden persönlich verschickt. Falls Sie keine Einladung erhalten haben, melden Sie sich bitte per Mail bei cheryl.hodgkinson@kauz.ai. Wir schicken Ihnen den Zugang umgehend zu.