# Unternehmenswissenssuche

Mit der Unternehmenswissenssuche binden Sie ein Intranet oder Wissenssystem an den aiWorkplace an, für das es keine Standard-Anbindung gibt, zum Beispiel das Intranet Kencube. Die Inhalte werden dafür in eine Wissensbasis bei Kauz geladen. Im Chat beantwortet die KI Ihre Fragen dann aus diesen Inhalten, mit Quellenangaben und unter Beachtung der mitgelieferten Berechtigungen. Jede Nutzerin und jeder Nutzer erhält nur Inhalte, für die entsprechende Zugriffsrechte bestehen.

# Was Sie damit machen können

Die Unternehmenswissenssuche eignet sich für Fragen zu den Inhalten Ihres Intranets, zum Beispiel:

• „Wie beantrage ich eine Dienstreise?“
• „Wer ist für die Freigabe von Rechnungen zuständig?“
• „Was regelt unsere Richtlinie zum mobilen Arbeiten?“

Findet das Modell keine passenden Inhalte, formuliert es die Suche einmal um. Bleibt auch das ohne Ergebnis, sagt es Ihnen, dass nichts gefunden wurde, statt eine Antwort zu erfinden. Beantworten die Treffer Ihre Frage nur teilweise, nennt es, was es gefunden hat und was offen bleibt.

# Abgrenzung zu anderen Suchen

Die Suche in SharePoint und die Suche in Confluence greifen live auf Ihr Konto beim jeweiligen Anbieter zu und finden den aktuellen Stand Ihrer Dateien und Seiten. Für viele Intranets, gerade spezialisierte Lösungen im Mittelstand wie Kencube, gibt es eine solche Standard-Anbindung nicht. Hier setzt die Unternehmenswissenssuche an: Die Inhalte werden vorab in eine Wissensbasis geladen und dort mit einer KI-gestützten Suche (Retrieval-Augmented Generation, RAG) durchsucht. Welche Inhalte das sind, bestimmt Ihre Organisation. Durchsucht wird also ein kuratierter Bestand. Die Suche erfasst die Bedeutung Ihrer Frage und findet deshalb auch Passagen, die andere Begriffe verwenden als Sie.

Die Suche in SharePoint steht nicht in der Tool-Auswahl. Das Modell setzt sie selbstständig ein, wenn Ihre Organisation sie freigegeben hat und Sie Ihr Konto verbunden haben.

# So kommen die Inhalte in den aiWorkplace

Die Inhalte übermittelt ein Datenlieferant an Kauz, zum Beispiel Kencube oder ein eigenes System, das gegen die Kauz-Schnittstelle entwickelt wurde. Zu jedem Dokument gehören dabei Metadaten:

• Berechtigungen: ob ein Dokument für alle sichtbar ist oder nur für bestimmte Gruppen
• Bereich: zu welchem Themen- oder Fachbereich das Dokument gehört

Kauz bereitet die Inhalte auf und legt sie in einer Wissensbasis ab, die nur Ihrer Organisation gehört. Gefunden wird nur, was übermittelt wurde. Damit Antworten aktuell bleiben, muss der Datenlieferant deshalb auch spätere Änderungen übermitteln, nicht nur einen ersten Import.

Wie Inhalte, Berechtigungen und Bereiche zugeschnitten werden, legen Sie gemeinsam mit Ihrem Datenlieferanten fest. Stimmen Sie die Struktur am besten mit den Verantwortlichen der jeweiligen Fachbereiche ab.

# Voraussetzungen und Einrichtung

Die Unternehmenswissenssuche richtet Kauz für Ihre Organisation ein. Erst danach erscheint sie im aiWorkplace. Sprechen Sie uns dafür unter service@kauz.ai an.

# Organisations-Inhaber*in

Legen Sie über das Profil oben rechts unter Einstellungen > Berechtigungen fest, wer das Tool Unternehmenswissenssuche nutzen darf: einzelne Personen, Teams oder die gesamte Organisation, siehe Berechtigungen .

# Alle Nutzenden

Damit der aiWorkplace weiß, welche Inhalte Sie sehen dürfen, verbinden Sie einmalig Ihr Konto. Gehen Sie dazu über das Profil oben rechts zu Einstellungen > Datenquellen und verbinden Sie Kencube-Data. Möglicherweise ist zusätzlich die Zustimmung durch einen Admin Ihrer Organisation erforderlich.

Über diese Verbindung liest der aiWorkplace bei Microsoft Entra aus, in welchen Gruppen Sie Mitglied sind. Die Inhalte selbst kommen nicht über diese Verbindung. Sie erhalten alle Inhalte, die für alle freigegeben sind, und zusätzlich die Inhalte Ihrer Gruppen.

# Suche im Unternehmenswissen

Nach der erfolgreichen Verbindung können Sie im aiWorkplace-Chat im Unternehmenswissen suchen.

Um präzise und zielgerichtete Suchergebnisse zu erhalten, empfiehlt sich die explizite Nutzung des Unternehmenswissens-Tools. So erkennt das Language Model (LLM) sofort, dass eine spezielle Wissenssuche ausgeführt werden soll.

Wählen Sie hierfür in der Tool-Auswahl am Eingabefeld des aiWorkplace-Chats die Option Unternehmenswissenssuche.

Suche auf Bereiche eingrenzen: Haben Sie die Unternehmenswissenssuche ausgewählt und enthält das Unternehmenswissen mindestens zwei Bereiche, erscheint am Eingabefeld zusätzlich die Auswahl Bereich. Dort wählen Sie einen oder mehrere Bereiche aus, auf die sich die Suche beschränkt. Mit Alle heben Sie die Eingrenzung wieder auf.

Quellen prüfen: Aussagen aus dem Unternehmenswissen tragen eine Nummer wie [1]. Fahren Sie mit der Maus darüber, sehen Sie das zugehörige Dokument mit Seite und Abschnitt und, sofern vorhanden, einen Link zum Original. Ein Klick auf die Nummer zeigt den Textauszug, auf den sich die Aussage stützt.

# Weitere Datenquellen

Möchten Sie Inhalte aus weiteren Systemen durchsuchbar machen? Jedes System, das Inhalte samt Berechtigungen an die Kauz-Schnittstelle übermitteln kann, lässt sich als Datenlieferant anbinden. Kontaktieren Sie hierzu gerne den Kauz-Support unter service@kauz.ai.