# Administration im aiWorkplace

Den Administrationsbereich des aiWorkplaces erreichen Sie unten links bei Klick auf Ihren Nutzernamen über die Einstellungen. Die Administration des aiWorkplaces ist nur für Nutzer*innen mit der Rolle Inhaber möglich.

# Benutzermanagement

Im Benutzermanagement können Sie als Inhaber Ihr Abonnement sowie Ihre Benutzer*innen verwalten.

# Nutzer*innen verwalten

Die von Ihnen gebuchten Seats können Sie flexibel verwalten.

Klicken Sie auf Nutzer*in hinzufügen, um weitere Kolleg*innen in Ihre Organisation einzuladen. Dabei legen Sie den Seat-Typ (z. B. Standard, Light) sowie die Rolle (Inhaber, Mitglied) fest.

• Die Rolle bestimmt die organisatorischen Rechte: Nur Inhaber haben Zugriff auf die Organisationsverwaltung in den Einstellungen und können dort Nutzer*innen sowie das Abonnement verwalten.
• Der Seat-Typ definiert die Anzahl der KI-Punkte des*der Nutzer*in.
• Der Zugriff auf Workflows ist auf Standard- und Power-User beschränkt.

Sie können sowohl einzelne Nutzer*innen als auch mehrere gleichzeitig einladen.

Auch Nutzer*innen mit bestehendem aiWorkplace-Account können Sie zu Ihrer Organisation hinzufügen. Bei Annahme der Einladung werden ihre bisherigen Konversationen im Lese-Modus übernommen.

Nach dem Versenden der Einladung erhält der*die Nutzer*in eine E-Mail. Sollte die Einladung noch nicht angenommen sein, können Sie sie über den Aktions-Button in der Nutzer*innen-Spalte erneut versenden.

Wurde die Einladung akzeptiert, erscheint der*die Nutzer*in als aktiv in der Organisation. Sie können die Person jederzeit entfernen, ihre Rolle oder den Seat-Typ ändern und weitere KI-Punkte zuteilen.

Zum Entfernen öffnen Sie das Menü am Ende der Zeile. In Ihrer eigenen Zeile heißt die Aktion Organisation verlassen. Dabei verlieren Sie den Zugriff auf alle Inhalte der Organisation, und das lässt sich nicht rückgängig machen. Auch Personen mit der Rolle Inhaber können Sie entfernen, solange es mehr als eine davon gibt. Die letzte verbliebene Person mit dieser Rolle lässt sich weder entfernen noch zum Mitglied herabstufen; ernennen Sie dafür zuerst jemand anderen zum Inhaber.

# KI-Punkte aufladen

Die KI-Punkte-Kontingente sind großzügig bemessen, sodass typische Nutzer*innen in der Regel ohne Einschränkungen auskommen. Manche Organisationen haben etwa 1 % Power-Nutzer*innen, die ihr Kontingent überschreiten.

# Für Bestandsverträge (vor 01.07.2026):

Hat eine Nutzer*in einen Mini- oder Light-Seat, können Sie sie auf einen Standard-Seat upgraden. Für Standard-Seats können Inhaber*innen ein vergünstigtes Zusatzpaket mit 2.000 KI-Punkten einmalig für den aktuellen Rechnungsmonat erwerben.

So gehen Sie vor:
Navigieren Sie als Inhaber ins Benutzermanagement und klicken Sie neben der Nutzer*in auf die drei Punkte und anschließend auf die Aktion KI-Punkte aufladen. Ein Bestätigungs-Modal erscheint. Nach Ihrer Bestätigung wird der Kauf verbindlich abgeschlossen.

Bitte beachten Sie:

• Der Kauf ist nicht erstattungsfähig, auch wenn die zusätzlichen KI-Punkte nicht verbraucht werden.
• Überschüssige KI-Punkte verfallen und werden nicht in den nächsten Monat übertragen.
• Die KI-Punkte stehen sofort zur Verfügung und werden auf Ihrer nächsten Monatsrechnung aufgeführt.

# Für Neuverträge über Stripe (ab 01.07.2026):

Für Neuverträge gilt keine manuelle Aufladung von KI-Punkten mehr. Stattdessen greift bei Mehrverbrauch die verbrauchsbasierte Abrechnung zusätzlicher KI-Punkte („Overage“) – sofern diese für die Organisation aktiviert wurde.

Overage ist standardmäßig deaktiviert. Organisations-Owner können die Funktion bei Bedarf aktivieren und gezielt steuern. Dabei lassen sich Limits für die gesamte Organisation, für einzelne Seat-Gruppen sowie für einzelne Nutzende konfigurieren.

Die Abrechnung erfolgt je nach Seat-Typ zum jeweils gültigen Overage-Preis pro zusätzlichem KI-Punkt. Dadurch bleibt die Kostenkontrolle jederzeit gewährleistet, und zusätzlicher Bedarf wird nutzungsbasiert und fair abgerechnet.

Weitere Informationen zu Preisen finden Sie hier: aiWorkplace: Preise (gültig ab 01.07.2026).

# Nutzungsdaten exportieren

Über die Exportieren-Funktion im Benutzermanagement können Sie eine Übersicht über die Nutzung Ihrer Mitarbeitenden je Monat exportieren.
Wählen Sie dafür eine gewünschte Zeitspanne aus.

Einschränkungen: Bei der Mitarbeiter-Summe werden prinzipiell alle Nutzenden gezählt, die im Laufe des Monats einen Seat besetzt haben. Daher kann es sein, dass die Mitarbeitenden-Anzahl höher ist als die der vorhandenen Seats. Nutzer*innen, die aus der Organisation entfernt wurden, aber mindestens einmal einen Chat gestartet haben, erscheinen als „ehemalige Mitglieder“ in der Übersicht.

Historische Exportdaten sind möglicherweise nicht vollständig. Insbesondere gelöschte Nutzer*innen, die nie einen Chat gestartet haben, werden in den Exporten nicht mehr aufgeführt. Auch dadurch kann die tatsächliche Nutzerzahl von den Exportdaten abweichen.

Das Tracking und die Exportfunktion werden aktuell weiterentwickelt, um zukünftig auch historische Nutzerdaten verlässlich zum Export bereitzustellen.

# Chatbot-Management

Verknüpfen Sie Ihre Chatbots, die Sie mit dem aiStudio erstellt haben, mit dem aiWorkplace.

Hierfür benötigen Sie die Chat-URL Ihres Chatbots. Öffnen Sie dazu im aiStudio rechts den KI-Assistenten und klicken Sie auf das Linksymbol unter Teilen:. Dadurch wird der Link in Ihre Zwischenablage kopiert. Fügen Sie den Link anschließend im aiWorkplace ein.

Diese Chatbots können von den Nutzer*innen über die Seitenleiste im Arbeitsbereich aufgerufen werden. Weitere Informationen finden Sie hier: Chatbots im aiWorkplace .

# Berechtigungen

Legen Sie fest, welche Modelle und Tools Ihren Benutzer*innen angeboten werden und welches Standardmodell genutzt werden soll.

# Tools für Personen und Teams freigeben

Als Inhaber legen Sie je Tool fest, wer es nutzen darf: einzelne Personen, Teams oder die gesamte Organisation.

Jede Zeile der Tool-Liste zeigt neben dem Namen, für wen das Tool freigegeben ist, etwa Gesamte Organisation, Teams, Personen oder Teams und Personen. Ist niemand berechtigt, steht dort Nicht freigegeben.

So ändern Sie eine Freigabe:

1. Klicken Sie in der Zeile des Tools auf Freigabe verwalten.
2. Unter Aktueller Zugriff sehen Sie, wer das Tool heute nutzen darf. Über das x am Eintrag nehmen Sie eine Berechtigung wieder heraus.
3. Wählen Sie unter Zugriff hinzufügen eine oder mehrere Personen, Teams oder die gesamte Organisation aus und klicken Sie auf Teilen. Steht dort „Alles in dieser Organisation ist bereits abgedeckt“, ist das Tool schon für alle freigegeben.

# Integrationen

Nach demselben Muster legen Sie fest, welche Personen und Teams Integrationen als Tools verwenden dürfen. Die Einstellung gilt im Chat und in Agenten, nicht in Workflows. Jede Person verbindet dabei weiterhin ihr eigenes Konto, die Freigabe entscheidet nur darüber, ob sie die Integration überhaupt als Tool nutzen darf.

Über Freigabe verwalten in der Zeile der Integration öffnen Sie denselben Dialog wie bei den Tools.

Über der Liste steht die Zeile Neue und nicht konfigurierte Integrationen. Sie gilt für alle Integrationen ohne eigene Freigabe und damit auch für die, die erst später dazukommen. Solange für eine Integration dieser Organisationsstandard gilt, trägt ihre Zeile das Kennzeichen Standard; im Freigabe-Dialog steht dann der Hinweis, dass eine Änderung eine eigene Freigabe für diese Integration festlegt. Über Auf Standard zurücksetzen geben Sie eine einzelne Integration wieder an die Voreinstellung ab.

Gesperrte Integrationen bleiben für Ihre Nutzer*innen sichtbar, tragen aber einen entsprechenden Hinweis und lassen sich nicht verbinden. Ist von einer Integration nur ein Teil freigegeben, zeigt die Tool-Auswahl im Chat das Verhältnis an, etwa 3/7 Tools. Wer einen Agenten aus dem Agent Store installiert, der eine gesperrte Integration nutzt, erhält den Agenten ohne diese Integration und einen Hinweis darauf.

# Modelle

Legen Sie fest, welche Modelle Ihren Benutzer*innen angeboten werden und welches Standardmodell genutzt werden soll. Wir empfehlen, eine überschaubare Vorauswahl für Ihre Nutzenden zu treffen und die Kauz-Selection als Standard-Modell zu verwenden. Sie wählt automatisch ein geeignetes und zugleich kosteneffizientes Modell für die jeweilige Aufgabe aus. Weitere Informationen finden Sie in den Artikeln Large-Language-Modelle im aiWorkplace und Kauz-Selection .

# Beliebte Modelle

Damit die Auswahl in der Administration übersichtlich bleibt, bündelt der Tab Beliebt häufig genutzte oder empfohlene Modelle. Inhaber*innen können sich dort schneller orientieren und geeignete Modelle für ihre Organisation aktivieren, ohne die vollständige Modellliste durchsuchen zu müssen.

Zu den verfügbaren Modellen gehören unter anderem kommerzielle Modelle verschiedener Anbieter sowie Open-Source-Modelle. Die Liste wird regelmäßig erweitert.

Über den Filter Neu sehen Sie, welche Modelle zuletzt in den Katalog aufgenommen wurden. Neu aufgenommene Modelle sind nicht automatisch aktiv: Ihre Nutzer*innen finden sie erst in der Modellauswahl, wenn Sie sie hier freischalten. Prüfen Sie bei dieser Gelegenheit, ob Sie ältere Versionen aus der Auswahl nehmen möchten.

# Selbst gehostete Modelle für On-Premise-Setups

Für On-Premise-Setups können zusätzlich selbst gehostete vLLM-Modelle im aiWorkplace angebunden werden. Damit können Organisationen eigene Modellinfrastrukturen flexibel nutzen, ohne dass individuelle Anpassungen im Code oder in Environment-Variablen erforderlich sind.

Die Einbindung erfolgt über eine Base URL und einen API Key. Die verfügbaren Modelle werden automatisch erkannt. Zusätzliche Informationen wie Anzeigename und Beschreibung können anschließend manuell ergänzt werden, damit die Modelle für Administrator*innen und Nutzer*innen verständlich dargestellt werden.

Aktuell gilt vLLM als technische Voraussetzung für selbst gehostete Modelle. Die angebundenen Modelle können auch im Workplace-Agent genutzt werden. Je nach Agent kann die Anzeige und Übergabe der Modellnamen unterschiedlich gehandhabt werden.

Denken steuern: Für jedes angebundene Modell legen Sie fest, wie es denkt. Zur Auswahl stehen Nicht unterstützt, Immer an, zwei Varianten von An/Aus für unterschiedliche Modellfamilien (Qwen3, GLM, Gemma und Nemotron auf der einen Seite, DeepSeek V3.1 und V3.2 auf der anderen) sowie Stufen: niedrig / mittel / hoch für gpt-oss. Dazu bestimmen Sie den Standardzustand beziehungsweise die Standardstufe und ob eine Aus-Position angeboten wird. Im Chat erscheint für selbst gehostete Modelle kein Regler; es gilt, was Sie hier hinterlegt haben.

Damit das Denken getrennt von der Antwort zurückkommt, muss der vLLM-Server mit --reasoning-parser laufen. Sonst erscheint es im Antworttext.

# Feedback

Sehen Sie Feedback ein, das Ihre Kolleg*innen zum aiWorkplace geben.

Über die Feedback-Funktion im Menü des Arbeitsbereichs können alle Nutzenden Wünsche, Fehlerberichte und positives Feedback an Kauz.ai übermitteln. Jede Rückmeldung wird gelesen und nach der Bearbeitung geschlossen.

Kommentare: Zu einem bestehenden Feedback können Kommentare hinzugefügt werden. So lassen sich Rückfragen beantworten und Details nachreichen, ohne ein zweites Feedback anzulegen.

Sichtbarkeit: Organisations-Inhaber*innen sehen das Feedback ihrer gesamten Organisation, reguläre Nutzer*innen nur ihr eigenes.

# Benachrichtigungen

Versenden Sie In-App-Benachrichtigungen an eine Person, ein Team oder Ihre gesamte Organisation, etwa zu einer neuen Funktion oder einem organisatorischen Hinweis. Empfänger*innen sehen die Benachrichtigung in ihrem Posteingang .

So gehen Sie vor:

1. Wählen Sie unter Empfänger, wen die Benachrichtigung erreicht: Nutzer für eine einzelne Person, Team für ein Team oder Organisation für Ihre gesamte Organisation.
2. Bei Organisation grenzen Sie die Zielgruppe optional weiter ein, über Rolle (Eigentümer, Administrator, Mitglied) und/oder Lizenz (Standard, Power, Light, Mini, Ohne Lizenz). Ohne Einschränkung erreichen Sie alle Mitglieder.
3. Die Standardsprache ist zunächst Ihre eigene Oberflächensprache, lässt sich aber umstellen.
4. Tragen Sie Titel und Text in der Standardsprache ein, optional eine Link-URL, die Empfänger*innen über Öffnen erreichen.
5. Soll die Benachrichtigung auch in anderen Sprachen erscheinen, fügen Sie sie über Weitere Sprache hinzufügen ein und füllen Titel und Text für jede hinzugefügte Sprache aus. Über Automatisch übersetzen füllt der aiWorkplace nur die noch leeren Felder aus der Standardsprache; bereits ausgefüllte Felder bleiben unverändert.
6. Klicken Sie auf Benachrichtigung senden.

Empfänger*innen sehen die Benachrichtigung in der Sprache, die zu ihrer Oberflächensprache passt; ohne passende Übersetzung zeigt der aiWorkplace die Standardsprache.

Unter Letzte Benachrichtigungen sehen Sie die für Ihre Organisation versendeten Benachrichtigungen mit Absender*in, Empfängerkreis und Anzahl der Personen, die sie bereits gelesen haben. Über das Papierkorb-Symbol löschen Sie eine Benachrichtigung.

# Benutzerdefinierte Links

Über „Benutzerdefinierte Links“ kannst du eigene Links hinterlegen, etwa zur Firmenhomepage, zum Unternehmenswiki, zu einem internen Marketplace oder zu einer Tipps-und-Tricks-Seite zur KI-Nutzung.

Diese Links werden für alle Nutzer*innen in der Seitenleiste des Chats angezeigt. Auf diese Weise kannst du wichtige Ressourcen dort sichtbar machen, wo deine Kolleg*innen ohnehin mit KI arbeiten.

# MCP-Server

Binden Sie die Tools anderer Systeme per Model Context Protocol an, damit Ihre Organisation sie im Chat, in Custom Agents und in Workflows nutzen kann. Die Seite MCP-Server sehen alle Mitglieder der Organisation; jede Person findet dort die Server, auf die sie Zugriff hat. Server hinzufügen, bearbeiten, freigeben und löschen können im aiWorkplace nur Inhaber. Voraussetzung sind aktivierte Workflows. Neu angelegte Server stehen zunächst nur den Inhaber*innen zur Verfügung und müssen anschließend freigegeben werden, siehe MCP-Server freigeben . Die Einrichtung im Detail finden Sie unter MCP-Server .

# Analytics

Sehen Sie den Verbrauch Ihrer Organisation unter Nutzung und Verbrauch ein.